O companie care a găsit candidatul potrivit din afara Uniunii Europene vrea, firesc, să știe cât durează avizul și când poate conta efectiv pe noul coleg. Răspunsul scurt este: avizul de angajare se soluționează, de regulă, în 30 de zile de la depunerea unei cereri complete la Inspectoratul General pentru Imigrări. Termenul poate fi prelungit cu încă 15 zile dacă sunt necesare verificări suplimentare.

În practică, însă, calendarul complet de recrutare nu se reduce la aceste 30 sau 45 de zile. Pregătirea documentelor, corectarea unor neconcordanțe, obținerea vizei de lungă ședere și formalitățile de după sosirea în România pot adăuga săptămâni importante. Pentru un angajator care are posturi vacante în producție, construcții, logistică sau HoReCa, planificarea realistă face diferența dintre un flux de personal controlat și o perioadă lungă în care echipa lucrează sub capacitate.

Cât durează avizul de angajare, conform procedurii

Avizul de angajare este documentul emis de Inspectoratul General pentru Imigrări care permite angajatorului să încadreze un cetățean din afara UE, Spațiului Economic European și Confederației Elvețiene. Există mai multe tipuri de avize, inclusiv pentru lucrători permanenți, stagiari, detașați sau înalt calificați. Timpul de soluționare este raportat la dosarul depus corect și complet, nu la momentul în care începe discuția cu candidatul.

Regula de lucru este clară: autoritatea are la dispoziție până la 30 de zile pentru soluționare. Dacă analiza impune verificări suplimentare, termenul poate fi extins cu cel mult 15 zile. Acesta este reperul procedural pe care îl poate folosi angajatorul, dar nu reprezintă automat durata întregului proces de aducere a unui lucrător străin.

O cerere incompletă sau documentele care nu respectă forma cerută pot opri ritmul dosarului. De aceea, întrebarea utilă nu este doar „cât durează avizul?”, ci și „cât de pregătit este dosarul când ajunge la autoritate?”.

De ce durata reală poate fi mai mare

Cele mai multe întârzieri apar înainte de depunerea cererii sau după emiterea avizului. Înainte de depunere, compania trebuie să aibă postul justificat, documentele societății în ordine și contractul individual de muncă pregătit în condițiile aplicabile. Candidatul trebuie, la rândul său, să furnizeze acte valabile și informații consecvente.

După obținerea avizului, candidatul solicită viza de lungă ședere pentru angajare. Această etapă are propriul calendar și depinde inclusiv de disponibilitatea programărilor și de procesarea dosarului consular. După intrarea în România, urmează formalitățile de încadrare și, după caz, obținerea permisului de ședere. Pentru un post care trebuie ocupat rapid, este riscant să promiți o dată de începere calculată doar din termenul de 30 de zile al avizului.

Durata poate varia și în funcție de țara în care se află candidatul, de rapiditatea cu care sunt obținute documentele, de eventualele traduceri și legalizări, precum și de volumul de solicitări analizate într-o anumită perioadă. Nu toate întârzierile țin de angajator, dar multe pot fi prevenite printr-o verificare atentă a dosarului înainte de depunere.

Etapele care intră în calendarul unei recrutări internaționale

Pentru a estima corect momentul în care un candidat poate începe activitatea, priviți procesul ca pe o succesiune de etape, nu ca pe o singură aprobare. Mai întâi se face selecția și se confirmă disponibilitatea reală a candidatului. Apoi se pregătesc documentele angajatorului și actele necesare din partea persoanei recrutate.

Urmează depunerea pentru avizul de angajare și perioada de analiză de până la 30 de zile, respectiv până la 45 de zile în cazul verificărilor suplimentare. După emitere, candidatul parcurge procedura pentru viza de lungă ședere, organizează deplasarea și ajunge în România. La final, angajatorul trebuie să respecte pașii de încadrare și formalitățile de ședere aplicabile.

În funcție de profilul candidatului și de condițiile concrete, un proiect de recrutare internațională trebuie planificat în luni, nu doar în zile. Această abordare nu înseamnă că procesul este lent prin definiție. Înseamnă că un calendar corect include toate dependențele, astfel încât operațiunile companiei să nu fie construite pe estimări optimiste.

Dosarul complet reduce riscul de întârziere

Un dosar bine pregătit nu garantează că avizul va fi emis mai repede decât termenul legal, însă reduce riscul solicitărilor de clarificări și al corecturilor. Verificați din timp valabilitatea pașaportului, concordanța datelor personale în toate documentele și corectitudinea informațiilor despre post, salariu și angajator.

Este util să desemnați o persoană responsabilă intern pentru centralizarea actelor și comunicarea cu partenerii implicați. Când documentele sunt dispersate între HR, juridic, operațional și candidat, apar ușor versiuni diferite sau întârzieri greu de recuperat. Pentru companiile care recrutează mai multe persoane, un proces standardizat este mult mai eficient decât gestionarea fiecărui dosar de la zero.

Nu programați începerea activității prea devreme

Postul poate fi vacant și presiunea operațională poate fi mare, dar candidatul nu trebuie programat la muncă înainte de finalizarea etapelor legale necesare. O dată de start realistă se stabilește după ce sunt evaluate toate procedurile, nu doar avizul.

Pentru echipele cu deficit constant de personal, soluția este recrutarea anticipată. Dacă știți că urmează un vârf de activitate sezonier sau deschiderea unei noi linii de producție, începeți selecția și documentarea cu suficient timp înainte. Costul unei planificări făcute din timp este, de regulă, mai mic decât costul turelor neacoperite, al suprasolicitării echipei actuale sau al întârzierii unor contracte comerciale.

Ce poate face angajatorul pentru un proces mai predictibil

În primul rând, alegeți candidați care pot furniza documentele cerute într-un termen rezonabil și care înțeleg pașii ce urmează. O ofertă acceptată verbal nu este suficientă pentru a considera recrutarea finalizată. Confirmați disponibilitatea, datele de identificare și capacitatea candidatului de a continua procedura până la sosire.

În al doilea rând, păstrați o rezervă de timp în planificarea personalului. Dacă aveți nevoie de 20 de oameni într-o anumită lună, nu construiți operațiunea pe presupunerea că toate dosarele vor avansa identic. Într-un proiect cu mai mulți candidați pot apărea diferențe de ritm, chiar dacă documentele sunt depuse în perioade apropiate.

În al treilea rând, apelați la suport specializat atunci când volumul sau complexitatea proiectului o justifică. Fjobs poate sprijini companiile care recrutează personal din afara țării cu selecția candidaților și consiliere pentru obținerea avizelor, astfel încât angajatorul să aibă un proces mai clar, cu pași și responsabilități bine definite.

Întrebări frecvente despre avizul de angajare

Avizul se obține întotdeauna în 30 de zile?

Nu neapărat. Termenul standard este de până la 30 de zile pentru o cerere completă, iar autoritatea îl poate prelungi cu maximum 15 zile pentru verificări suplimentare. Durata efectivă depinde de particularitățile dosarului.

Poate candidatul să înceapă munca imediat după emiterea avizului?

Nu automat. Pentru cetățenii din afara UE este necesară parcurgerea etapelor ulterioare relevante, inclusiv procedura de viză pentru intrarea în scop de angajare și formalitățile aplicabile după sosirea în România. Angajatorul trebuie să respecte condițiile legale înainte de începerea activității.

Ce întârzie cel mai des obținerea avizului?

Cel mai frecvent apar probleme legate de documente incomplete, date neconcordante, acte expirate sau pregătirea târzie a dosarului. Separat, viza și organizarea deplasării candidatului pot prelungi calendarul total, chiar dacă avizul este emis fără dificultăți.

Un aviz de angajare nu este doar o etapă administrativă, ci punctul de control care face posibilă o recrutare internațională legală și predictibilă. Când planificarea pornește din timp, documentele sunt verificate atent, iar candidatul este urmărit pe tot parcursul procedurii, compania își poate acoperi mai sigur nevoile de personal și își poate concentra energia pe integrarea noului coleg.