Când o companie recrutează un cetățean din afara Uniunii Europene, una dintre primele întrebări este: cine plătește avizul? Răspunsul de bază este clar: avizul de angajare este obținut de angajator, iar taxa aferentă procedurii revine, în mod normal, companiei care dorește să încadreze lucrătorul. În practică, însă, procesul include și alte cheltuieli, iar delimitarea lor trebuie făcută transparent înainte ca viitorul angajat să își înceapă demersurile.

Pentru angajatorii care au nevoie rapid de personal în construcții, producție, logistică, HoReCa sau alte domenii cu deficit de candidați, claritatea costurilor evită întârzieri, neînțelegeri și pierderea unor oameni potriviți. Pentru candidat, această claritate înseamnă siguranța că oferta de muncă este una serioasă și că nu i se cer plăți nejustificate pentru un document care servește angajării sale la o anumită companie.

Cine plătește avizul de angajare și de ce?

Avizul de angajare este documentul prin care Inspectoratul General pentru Imigrări permite unei companii din România să angajeze un cetățean dintr-un stat terț, adică din afara UE, Spațiului Economic European și Elveției. Cererea este depusă de angajator, nu de candidat. Compania trebuie să demonstreze că îndeplinește condițiile legale și că postul poate fi ocupat în mod legal de lucrătorul străin selectat.

Din acest motiv, taxa de eliberare a avizului este, de regulă, responsabilitatea angajatorului. Este un cost legat direct de decizia firmei de a recruta și de a încadra persoana respectivă. Nivelul taxei poate diferi în funcție de tipul lucrătorului și de regimul aplicabil, astfel că trebuie verificat la momentul depunerii dosarului.

Angajatorul nu achită doar taxa administrativă. El gestionează și pregătirea dosarului, verificarea documentelor, comunicarea cu autoritățile și respectarea termenelor. Dacă firma lucrează cu un consultant sau cu o agenție de recrutare, serviciile de pregătire a documentației și de reprezentare pot genera costuri suplimentare. Acestea sunt costuri de recrutare și conformare ale companiei, distincte de taxa oficială pentru aviz.

Ce cheltuieli pot reveni candidatului?

Faptul că angajatorul plătește avizul nu înseamnă automat că suportă fiecare cost personal al viitorului angajat. Candidatul poate avea cheltuieli proprii pentru documente necesare dosarului sau pentru deplasare, în funcție de acordul dintre părți și de specificul recrutării.

De exemplu, pașaportul, obținerea unor acte personale din țara de origine, anumite traduceri, legalizări, fotografii sau deplasări pentru depunerea documentelor pot fi costuri suportate de candidat. În alte situații, angajatorul alege să le acopere integral ori parțial pentru a face oferta mai competitivă și pentru a reduce riscul ca persoana selectată să renunțe înainte de plecare.

Viza de lungă ședere și permisul de ședere sunt etape distincte de avizul de angajare. Aici, repartizarea costurilor poate varia. Unele companii includ aceste cheltuieli în pachetul oferit candidatului, mai ales când recrutează în volum sau pentru posturi greu de ocupat. Altele stabilesc ca anumite taxe personale să fie suportate de lucrător. Condiția esențială este ca regula să fie comunicată de la început, în scris și într-o formă ușor de înțeles.

Avizul nu trebuie confundat cu garanția unei angajări fără costuri

Un candidat poate interpreta greșit expresia „angajatorul plătește avizul” ca pe o promisiune că nu va avea nicio cheltuială. Nu este neapărat cazul. Avizul este doar una dintre etapele procedurii de angajare și imigrare. Oferta trebuie să precizeze separat cine acoperă taxa pentru aviz, viza, biletul de avion, cazarea inițială, transportul local, analizele medicale, asigurarea și eventualele traduceri.

Aceeași regulă îi protejează și pe angajatori. Dacă o companie promite verbal că suportă toate costurile, dar nu delimitează concret ce include acest angajament, pot apărea discuții ulterior. O ofertă transparentă este mai ușor de administrat și mai credibilă pentru candidat.

Costuri pe care angajatorul ar trebui să le bugeteze realist

În recrutarea internațională, taxa pentru aviz este doar o parte mică din bugetul total. O companie care planifică angajarea de lucrători din state terțe trebuie să analizeze întregul traseu, de la selecție până la integrarea în echipă.

Costurile pot include serviciile de recrutare, verificarea eligibilității, pregătirea dosarului pentru aviz, taxa oficială, formalitățile de imigrare, transportul, cazarea temporară și activitățile de onboarding. În funcție de rol, mai pot apărea cheltuieli pentru echipament, instruire de securitate și sănătate în muncă, cursuri de limbă sau certificări profesionale.

Nu toate aceste costuri sunt obligatorii în orice proiect. O companie care recrutează un specialist aflat deja în România va avea un parcurs diferit față de una care aduce o echipă de muncitori din Asia. Tocmai de aceea, bugetul trebuie construit pe profilul postului, țara de proveniență, numărul de persoane și termenul în care firma are nevoie de oameni activi.

Poate angajatorul să recupereze costul avizului de la salariat?

În practică, unele companii se gândesc să recupereze ulterior costurile de recrutare dacă angajatul pleacă repede. Este o zonă sensibilă. Reținerea automată din salariu a taxei pentru aviz sau a altor cheltuieli nu ar trebui tratată ca o soluție simplă, mai ales fără un temei contractual clar și fără verificarea conformității juridice.

Un contract de muncă nu ar trebui să transforme candidatul într-un plătitor al costurilor firești de angajare. În plus, clauzele formulate disproporționat pot afecta încrederea, pot complica recrutarea și pot genera litigii. Dacă firma investește în formare profesională sau în beneficii suplimentare semnificative, condițiile de recuperare trebuie analizate punctual, redactate corect și verificate cu un specialist în dreptul muncii și imigrare.

Abordarea sănătoasă este prevenția: selecție atentă, comunicare sinceră despre post, salarizare competitivă, condiții de cazare clare și sprijin real la integrare. Un lucrător care înțelege ce îl așteaptă are motive mai puține să renunțe după sosire.

Cum se stabilesc corect obligațiile înainte de depunerea dosarului

Înainte de a începe procedura, compania și candidatul trebuie să aibă aceeași versiune a ofertei. Nu este suficient să existe promisiunea unui salariu sau a unui loc de muncă. Documentele și comunicările inițiale ar trebui să arate ce rol va ocupa persoana, unde va lucra, care este salariul, ce condiții de cazare există și ce cheltuieli sunt suportate de fiecare parte.

Pentru angajator, este util ca aceste informații să fie centralizate într-o ofertă scrisă și într-un plan de cost. Pentru candidat, este recomandat să ceară explicații atunci când i se solicită bani înainte de plecare. O taxă cerută fără document justificativ, fără explicații sau sub presiunea unei promisiuni de angajare merită verificată cu atenție.

În proiectele cu mai mulți lucrători, un partener specializat poate simplifica procesul: verifică documentația, urmărește etapele, explică responsabilitățile și ajută compania să evite blocajele administrative. Fjobs oferă companiilor suport pentru recrutare și consiliere în procedurile necesare angajării de personal din afara țării, astfel încât deciziile de recrutare să fie susținute de pași clari, nu de presupuneri.

Întrebări frecvente despre plata avizului

Candidatul poate depune singur cererea pentru avizul de angajare?

Nu. Avizul este solicitat de angajatorul care intenționează să încadreze persoana. Candidatul furnizează documentele necesare și continuă ulterior demersurile care îi revin, precum obținerea vizei, dacă este cazul.

Taxa pentru aviz este aceeași pentru toate tipurile de lucrători?

Nu întotdeauna. Regimul poate diferi în funcție de categoria lucrătorului, cum ar fi lucrător permanent, sezonier sau detașat. Verificarea taxei și a condițiilor actuale înainte de depunere este necesară.

Este normal ca un candidat să plătească unei persoane pentru „rezervarea” unui aviz?

O astfel de solicitare trebuie privită cu prudență. Angajatorul trebuie să poată explica exact natura costului, documentul justificativ și motivul pentru care plata ar reveni candidatului. Promisiunile vagi și plățile fără acte nu sunt o bază sigură pentru o relație de muncă.

O recrutare corectă începe cu responsabilități asumate transparent. Când compania știe ce plătește, iar candidatul înțelege ce costuri personale poate avea, avizul devine o etapă administrativă gestionabilă, nu un motiv de neîncredere.